Frais kilométriques et prise en charge par l’employeur

Si vous êtes salarié, il est possible de vous faire rembourser les frais engagés pour vos trajets à but professionnel. Ces remboursements se calculent sur la base des frais kilométriques. Carventura vous explique tout ! 

C’est quoi un frais kilométrique ? 

Lorsque vous utilisez un véhicule personnel dans le cadre professionnel (pour les trajets domicile-travail, voir plus bas), votre entreprise vous rembourse ce que l’on appelle une indemnité compensatoire. Celle-ci est établie de façon forfaitaire par l’administration fiscale qui délivre un barème kilométrique chaque année (le barème 2021 sera publié au cours du premier trimestre 2021). Le frais kilométrique prend en compte les charges liées à l’état du véhicule, sa réparation et son entretien. Mais aussi, aux frais de carburant et aux potentielles dépenses en primes d’assurances.
Cependant, le frais kilométrique ne tient pas compte des coûts de stationnement ou de péage par exemple… 

Les avantages de ce système

L’avantage principal pour le salarié est que ce remboursement n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. Mais attention, pour que les frais kilométriques soient bien pris en charge par votre entreprise, il est important de les noter scrupuleusement avec la date, le lieu, et le nom des personnes rencontrées dans le cadre d’un rendez-vous professionnel. 

Qui peut bénéficier du remboursement des frais kilométriques ? 

Toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise peuvent bénéficier de ce remboursement ! Que ce soit les stagiaires, les employés ou les dirigeants. Il suffit d’adresser les justificatifs à la personne concernée dans l’entreprise. 

Les frais kilométriques sur le trajet domicile – travail ? 

Le remboursement des frais kilométriques sur le trajet domicile – lieu de travail est possible, cependant, il ne s’applique que sous certaines conditions :

  • L’absence d’autres moyens de transports : que ce soit lié à un domicile à la campagne, des horaires de nuit ou bien à la nécessité de se rendre sur plusieurs lieux dans sa journée de travail. 
  • Le véhicule doit être au nom du salarié.
  • Le kilométrage doit correspondre au trajet domicile-travail le plus court.
  • Le salarié doit attester ne pas transporter en covoiturage un autre employé de l’entreprise qui bénéficie des mêmes indemnités.
  • Le nombre de trajets doit être en cohérence avec l’emploi du temps.

Et au niveau de la loi ? 

Les frais engagés par un salarié pour son activité professionnelle sont obligatoirement remboursés selon la base forfaitaire des frais kilométriques. Cependant, si votre entreprise prend déjà à sa charge 50% de votre abonnement aux transports en commun, l’entreprise n’est pas dans l’obligation de rembourser vos frais kilométriques. 

Maintenant que vous savez tout sur les frais kilométriques, vous pouvez prendre la route sereinement ! 🚗

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